Gepubliceerd op 20 augustus 2024
Via de werkkostenregeling (WKR) kun je jouw medewerkers helpen fit en vitaal te worden. Wat mag je allemaal onbelast vergoeden en wat verandert er in 2024? Experts van bedrijfsgezondheidsnetwerk Zorg van de Zaak geven een update.
De werkkostenregeling (WKR) is een belastingmaatregel voor ondernemers om bepaalde zaken onbelast te vergoeden aan hun personeel. Het houdt in dat je diensten of producten mag kopen voor je medewerkers zonder dat je er belasting over hoeft te betalen.
De regeling bestaat uit de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de vrije ruimte. In 2024 veranderen de percentages van de vrije ruimte. De vrije ruimte in de WKR is 1,92% tot een loonsom van 400.000 euro. Heb je een hogere loonsom, dan is de vrije ruimte 1,18%. Hoe die vrije ruimte werkt, lees je verderop in dit stuk.
Laptop of reiskosten zijn altijd onbelast
Goederen of diensten die vallen onder de gerichte vrijstellingen zijn altijd onbelast. Denk hierbij aan een laptop of reiskosten.
"De werkkostenregeling kan je helpen jouw medewerkers fit en vitaal te houden", vertelt Janine van de Geest, Businesspartner Inzetbaarheid bij bedrijfsgezondheidsnetwerk Zorg van de Zaak. Zij geeft regelmatig advies over deze regeling. Als werkgevers vragen hebben over de technische details, dan kunnen ze terecht bij haar collega Josine van der Splinter. Zij is expert op het gebied van fiscale zaken en weet precies hoe je het meeste kunt halen uit de werkkostenregeling (WKR).
WKR en het handboek Loonheffingen
Wat er zoal onder valt, staat in hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst. In dat handboek staan ook nihilwaarderingen. Deze zaken waardeert de fiscus op 0 euro en daardoor zijn ook deze goederen of diensten altijd onbelast. Het gaat om specifieke zaken die met de werkplek te maken hebben, bijvoorbeeld koffie en thee op kantoor, werkkleding of een ov-abonnement.
Zo werkt de vrije ruimte
Dan de vrije ruimte in de WKR. Dit is een bepaald percentage van de totale loonsom. Dit bedrag mag je vrij besteden aan allerlei zaken voor je personeel. Zoals hierboven benoemd, is dit percentage veranderd. In 2023 was de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met 400.000 euro 3%, daarboven was het 1,18%.
"Die 3% was een tijdelijke verhoging vanwege de inflatie en hoge energiekosten afgelopen jaar", vertelt Van der Splinter. In 2024 is de vrije ruimte over de totale loonsom tot 400.000 euro 1,92%.
Een goede administratie bijhouden is essentieel, benadrukt de belastingexpert. Als je namelijk meer dan dit bedrag onbelast besteedt, dan moet je daar maar liefst 80% belasting over betalen.
In 2023 en 2024 zijn de percentages in de 2 schijven van de WKR als volgt:
2023 2024
Schijfgrens € 400.000 € 400.000
Vrije ruimte schijf 1 3,00% 1,92%
Ruimte schijf 2 1,18% 1,18%
Fit en vitaal met de WKR
De WKR kan je op allerlei manieren helpen om je medewerkers fit en vitaal te houden, vertelt regisseur inzetbaarheid en verzuim Van de Geest.
"Verzuim is echt heel duur, het totaal van loonkosten, vervanging en arbodienst kan tussen de 300 en 400 euro per dag per medewerker kosten", zegt ze. "Het is dus slim om te onderzoeken hoe dat kunt voorkomen. Investeren in preventieve interventie levert veel op. Via de WKR kun je dat voordelig doen."
Vrijstellingen en de Arbowet
Sommige zaken vallen onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaardering, anderen vallen in de vrije ruimte. Een voorbeeld van een gerichte vrijstelling is het Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO). In de Arbowet staat namelijk dat werkgevers hun personeel verplicht zo'n onderzoek moeten aanbieden. De kosten zijn dus vrijgesteld voor de loonbelasting.
"Over het algemeen geldt dat zaken die voortkomen uit de Arbowet vallen onder gerichte vrijstellingen", vertelt Van de Geest. "Het gaat dan om maatregelen om gezondheids- en veiligheidsrisico's op de werkplek te bestrijden die redelijkerwijs van de werkgever verwacht mogen worden."
Nihilwaarderingen
Wat zijn nihilwaarderingen binnen de WKR?
Onder nihilwaarderingen vallen allerlei zaken voor de werkplek. Dat kunnen bijvoorbeeld ook ergonomisch verantwoorde bureaus voor de thuiswerkplek zijn, een voetenbankje voor beeldschermwerk of veiligheidsschoenen.
Diensten zoals een gezondheidscheck, coaching of loopbaanadvies zijn niet verplicht via de Arbowet. "Die zijn ook niet vrijgesteld, maar kun je wel aanbieden via de vrije ruimte", zegt Van de Geest. "Het is verstandig om per investering te kijken onder welke categorie van de WKR die valt. Twijfel je, vraag dan vooroverleg met de Belastingdienst."
Meer weten? Op de website van Zorg van de zaak staat een lijst met maatregelen die onder de WKR vallen. Als je meer hulp nodig hebt, kun je een MKB FiT-abonnement afsluiten bij Zorg van de Zaak.
Wat kosten preventieve maatregelen?
Extra preventieve maatregelen zijn voordeliger dan je denkt, zegt Van de Geest. "Het is normaal om gemiddeld 2400 euro per medewerker te besteden", vertelt ze. "Daar kun je een hoop van doen."
Een werkplekonderzoek kost bijvoorbeeld ongeveer 500 euro, een loopbaantraject zo'n 1400 euro en een traject bij een bedrijfsmaatschappelijk medewerker ongeveer 550 euro. "Dit soort investeringen levert een hoop op: minder verzuim, blije medewerkers en meer productiviteit."
Maak een plan
De experts van Zorg van de zaak adviseren om in elk geval een arboplan op te stellen. Dat doe je op basis van je arbobeleid. "Dit helpt je om vooraf na te denken over de gezondheidsrisico's voor de medewerkers in jouw bedrijf. Inventariseer vervolgens de mogelijkheden voor preventiemaatregelen en de kosten. Zo voorkom je verrassingen, die kosten namelijk onnodig veel geld."
Bron: MKB Servicedesk
